Manual definitivo del CRM para comerciales

No es más que una herramienta que permite poner orden a toda la información sobre los clientes que se genera desde todos los puntos de la empresa, desde el equipo comercial hasta la atención al cliente.

El CRM muestra toda la información de forma que podemos hacer el seguimiento, planificar acciones, datos de los contactos o gestionar tareas. Todo lo relacionado con el cliente.

Implementar una aplicación CRM correctamente llega a aumentar las ventas, puesto que pone orden para no perder oportunidades y aprovechar mejor el tiempo del equipo comercial. Aumenta la eficacia, se cierran más acuerdos y mejora el control y previsión.

Poner en marcha un CRM para equipos comerciales es mucho menos complicado de lo que puede parecer con herramientas en la nube como TREBEDE CRM

¿Es el momento de invertir en un CRM para comerciales?

Voy a intentar ayudarte a responder a esa pregunta. Examinaremos dos partes fundamentales y terminaremos con la parte más práctica:

 

 

Señales que indican que realmente necesitas un CRM

Los negocios empiezan de forma sencilla y natural a gestionar clientes, al principio puede ser suficiente con una agenda (papel y boli es el CRM más sencillo) y después Excel, pero llega un momento en que no es suficiente. El Excel deja de ser efectivo. Si detectas alguna de las siguientes señales ha llegado el momento de dar el salto al CRM.

1.- Sensación de pérdida de tiempo

¿El equipo comercial pierde tiempo en manejar la Excel? A medida que aumentan los clientes se hace más costoso localizar la información, hacer el seguimiento y gestionar las oportunidades. Si trabajas con una Excel compartida se producen problemas y si no los comerciales pierden tiempo en reportar y el director comercial en unificar la información.

2.- ¿Pierdes datos u oportunidades?

Cuando la información de los comerciales no está controlada se pierden datos que hay que buscar o se pierden oportunidades por no tener un historial claro y un lugar en que plasmar la planificación de las acciones comerciales.

3.- Varias fuentes de información

Cuando la información crece empieza a estar desperdigada, notas, agendas, calendarios, Postit, Excel, … Como tienes varias fuentes se pierde tiempo y eficiencia buscando y unificando la información, llegando a perder tiempo y datos.

4.- Sin historial del cliente

Tener toda la información del cliente unificada te permite conocer todo el historial del cliente, si no tienes visibilidad y trazabilidad de la información para saber cómo están realizando su trabajo los comerciales.

5.- Sin información de control

Sacar informes de la actividad del equipo comercial para comparar entre fechas o entre miembros del equipo es fundamental para mejorar el equipo. De esta forma no se detectan fallos del equipo que se pueden mejorar. Generar los informes a mano desde los datos de las Excel es una tarea tediosa, una pérdida de tiempo del director comercial que debería estar ayudando a mejorar el equipo.

6.- Clientes no segmentados

Es importante tener un trato diferente para clientes que son más importantes para el negocio que a los que tienen menos proyección. Diferencias segmentos, tipología de clientes, zonas, es esencial para asignar recursos acordes a las posibilidades del cliente para le empresa.

7.- Se pierden oportunidades

Tener clara la importancia de los clientes y posibilidad de planificar acciones en un calendario unido con toda la información de seguimiento es fundamental para enfocar el trabajo del comercial y no perder oportunidades.

8.- Movilidad

Los comerciales hacen un trabajo sobre el terreno, realizando visitas unidas junto con acciones como correos, llamadas o videollamadas. Si no hay una herramienta en la que unir toda la documentación del cliente, el trabajo de campo, el más directo, se ve muy limitado. Es imprescindible poder trabajar desde la nube.

Si te identificas con alguna de estas señas estás en el momento adecuado para empezar a estudiar la implantación de un CRM para comerciales en la empresa. Para llegar a tener éxito debes seguir una estrategia.

 

Cómo mejora un CRM la productividad del equipo comercial

 

El tiempo es un activo muy importante en la empresa, más aún en el equipo comercial, donde el tiempo adquiere un valor especial y mejorar su gestión tiene una traducción directa en un aumento de ventas. Cuando más aumenta la eficacia de la PYME mejores resultados se obtienen.

1.Proceso

Obtener un flujo constante de nuevos clientes puede ser un reto para la empresa, hay varios motivos:

• Falta de información sobre los Leads
• Previsión de procesos deficientes
• No poder asignar cada potencial cliente al mejor agente
• Conocimiento del potencial insuficiente antes de la primera llamada o visita

El CRM permite a los agentes comerciales almacenar todos los datos sobre los Leads, de esta forma esa información está lista para cualquier interacción.

2.Comunicación

La comunicación es uno de los factores principal para lograr que el equipo comercial funcione de forma adecuada. Es curioso que no se suelen aprovechar por los comerciales las posibilidades que aporta la tecnología: un móvil en el día a día permite automatizar tareas repetitivas, recoger la información caliente en el momento que se produce tras la visita a un cliente y la propia comunicación con el backoffice.

3.Métricas en tiempo real

Adoptar un CRM permite tener métricas precisas sobre las acciones que se van realizando, de forma que facilita la toma de decisiones basadas en datos reales aportados por el propio equipo comercial.

4.Recogida de datos en el cliente

Para que toda la estrategia de sus frutos es fundamental partir de una información lo más fiel posible. Un CRM facilita la recogida de los datos de los clientes:

• Historial del cliente
• Detalles interesantes del cliente desde el punto de vista del negocio
• Diferentes personas de contacto
• Ventas pasadas
• Preferencias del cliente actuales y pasadas

 

5.CRM para dispositivos móviles

Es importante asegurarse de que el CRM cuenta con una versión funcional desde dispositivos móviles, el equipo de ventas necesita movilidad y soluciones que le permitan el trabajo sin tener que pasar por la oficina a rellenar formularios.

 

Estrategia de implementación de un CRM para un equipo comercial

Vamos ahora a concretar los diferentes pasos que hay que dar para llevar a cabo la implantación del CRM para el equipo comercial.

1.Definir la visión

No está de más tener una visión, una meta a largo plazo que guía la empresa, ¿cuál es la principal consecución que perseguimos? Es una reflexión que merece la pena hacer para transmitir al equipo.

2.Definir la estrategia

Debemos definir qué es lo que vamos a hacer para conseguir la misión que nos hemos marcado, las mejoras que vamos a implantar en el equipo comercial y su forma de proceder para cumplir con la visión.

3.Definir objetivos

Esta es la traducción de la estrategia que nos lleva a cumplir la misión aplicados al trabajo diario, en este punto podemos ver un CRM como una ayuda para crear nuevas rutinas, nuevas formas de trabajo alineadas con la estrategia que queremos llevar a cabo.

4.Involucrar al equipo comercial

Es imprescindible para llegar a implantar un CRM para un equipo comercial con éxito que la dirección y el equipo de ventas estén involucrados. Si estas dos partes no lo están es difícil que lleguemos a buen puerto. Elegir una o varias personas del equipo que se involucren de forma especial liderando el uso de la herramienta cumpliendo con los objetivos es también un seguro para el éxito.

5.Definir las métricas de negocio

Lo que no se mide no se gestiona, es necesario definir unas métricas básicas, tenerlas claras y actualizadas en tiempo real para saber el estado de consecución de objetivos. Es necesario crear paneles que permitan el seguimiento de estas métricas en el CRM.

6.Priorizar las iniciativas

Se hace necesario tener claro el orden de las diferentes tareas para la implantación, no es posible hacer todo a la vez, configuración, formación, seguimiento serán los pilares básicos.

7.Definir el plan de acción

Es hora de poner fechas y plazos a cada una de las iniciativas para empezar con el uso del CRM y a partir del primer momento medir, evaluar y modificar el rumbo si es necesario. Se traduce en una mejora continua que persigue conseguir esa meta a largo plazo que nos hemos marcado.

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