mucho más que facturas
La utilización de facturas electrónicas no sólo es un ahorro, sino una garantía legal, aunque desconocida. E l utilizar las facturas electrónicas no sólo supone el evidente ahorro de costes de envío y almacenamiento, sino también una garantía legal que mejora la gestión administrativa. Pero no todas las empresas conocen los requisitos que deben cumplir para que realmente tengan estos efectos legales
La mayoría de las empresas desconocen cómo hacer e-facturas de forma adecuada.
A pesar del avance de las nuevas tecnologías y de su progresiva introducción en el entorno empresarial, muchas de las ventajas que ofrecen están aún lejos de formar parte del día a día de la gestión de las sociedades, especialmente en el caso de las pymes. Por ejemplo, en lo que a la utilización de la factura electrónica (e-factura) se refiere. Un grupo de expertos de la Comisión Europea han elaborado un documento en el que recogen los esfuerzos realizados para la implantación de este sistema de facturación entre empresas.
Sin embargo, un estudio realizado por la Asociación Nacional de Empresas de Internet evidencia que cuatro de cada cinco empresas no se ha parado a analizar el ahorro que obtendrían si ooptasen por la factura electrónica en lugar de la clásica de papel.
Un ahorro de costes que «va mucho más allá de los conceptos iniciales como los costes directos de impresión, correo postal, papel y sobres, envíos,...», señala la asociación.
Los que denomina «costes ocultos» suponen al final el 90% del ahorro total que puede conseguirse. Entre ellos está la reducción de los plazos de cobro, la mejora de la gestión administrativa, el decrecemento de los recrusos dedicados al recobro o el menor espacio físico dedicado al archivo y almacenamiento de los documentos.
Pero sobre todo el estudio hace hincapié en uno de los aspectos que, con ser de los más importantes, está también entre los más desconocidos. La utilizaciónde la factura electrónica supone una importante mejora de cara a la tramitación de un expediente por impago, según recoge la actual Ley de Morosidad. «La utilización de la factura electrónica supone que se considera probada la comunicación administrativa con el proveedor».
El desconocimiento de este punto está provocando también que muchas de las empresas que utilizan los medios telemáticos para la comunicación de sus facturas no puedan en realidad acogerse a estos beneficios. Según la asociación de empresas de Internet, el 75% de las empresas a día de hoy reciben la mayoría de sus facturas en formato digital. Pero «en un porcentaje elevado de las ocasciones, los documentos recibidos no cumplen los requisitos necesarios para ser considerados como e-facturas».
Según los expertos, «existe una percepción equivocada entre algunas empresas en el sentido de que el uso de determinados formatos digitales (el PDF es el más utilizado) supone la realización de una factura elecgtrónica, sin más requisitos. Sin embargo, el uso extendido de estos formatos da una falsa sensación de utilización de e-factura, cuando en realidad supone o bien el envío de un documento digital que no cummple las condiciones fiscales vigentes o el envío adicional, por duplicado, de una factura de papel por medios físicos, lo que anula las ventajas del uso de los documentos digitales».
El caso es que hay un «enorme porcentaje de empresas», según la asociación, que no conoce o no ha valorado el «importante ahorro económico» que supone el uso de la factura electrónica estructurada (e-factura). «Las ventajas de este uso no se limitan a las reducciones de costes, sino que alcanzan otras áreas de mejora en la gestión de cobros, administrativa, etc.», insisten.
De hecho, el grupo de expertos europeo incide en que sólo se alcanzan los ahorros óptimos en el caso de utilizar esta factura electrónica estructurada.
El estudio realizado por la asociación empresarial refleja que casi ocho de cada diez empresas envía a sus clientes las facturas en un formato distinto al papel, y que los formados de PDF son los más utilizados, seguidos por los archivos XML.
Respecto a la vía utilizada para llevar a cabo las comunicaciones, el correo electrónico es la más común, también en ocho de cada diez casos. Sin embargo, suelen darse a la vez varias fórmulas de comunicación: más de la mitad de las empresas sigue enviando todas o parte de sus facturas también por correo ordinario, y un 17% utilizan la mensajería.
Esta utilización de medios físicos hace que el ahorro de costes que supone la utilización de las fórmulas digitales se pierda totalmente.