información para crecer
IPS realiza desarrollos de gestión documental que organizan el flujo de información en todas las divisiones de la empresa. El sistema permite gestionar todo el entorno de la documentación, con un solo interlocutor
«El capital de información puede ser generador de crecimiento económico para las empresas que quieren seguir siendo competitivas en el futuro. Con él podemos gestionar los conocimientos y experiencia de los empleados, aprovechar sus ideas, generar y compartir información entre trabajadores y con toda la empresa,…» Ángel Abril y su empresa, IPS, saben la importancia de gestionar correctamente y con eficiencia la información empresarial.
«Los técnicos de IPS han analizado las maneras de transformar la información empresarial en un activo valioso para la empresa. Y una de las formas de conseguirlo es a través de la centralización de la gestión de documentos, junto con la necesidad de optimizar los beneficios de los servicios documentales gestionados».
El resultado de estos análisis ha sido la elaboración de un protocolo de cinco directrices que pretenden «ayudar a los responsables de estas áreas a gestionar los flujos de información a través de todas las divisiones empresariales, con un sistema que enfocado además de cara al futuro».
La primera de estas directrices pasa por «garantizar el enfoque en las personas y analizar el comportamiento del usuario final para informar en la toma de decisiones tecnológicas». Además, se trata de «gestionar de forma efectiva el proceso de cambio, para que las inversiones estén protegidas y optimizadas».
Se trata, en fin, de «centrarse en la optimización de los procesos de los documentos para dirigir un mejor retorno de la inversión y hablar el mismo idioma que el director financiero», explica Abril. Además, recomienda «trabajar con proveedores que ofrezcan gobernanza continua, que su relación no sea sólo de desplegar y marcharse. Hay que crear auténticas alianzas con los vendedores, una adecuada relación comercial con visión a largo plazo para saber con claridad hacia dónde se dirige el negocio».
La última directriz de esta planificación pasa por «implementar las mejores prácticas en tecnología, de forma que esta sea sólida y segura. La innovación debe estar impulsada por el cliente».
Un proceso en cinco pasos que en «IPS nos permite tener un conocimiento completo de los procedimientos de la empresa, con un flujo de trabajo de la información más inteligente y eficiente».
Pero el proceso debe conseguir además una máxima que exige la actual situación de las empresas: el control de costes. «Más allá de la gestión de documentos impresos, en el clima actual la reducción del gasto es más importante que nunca».
Sin embargo, muchas empresas no integran sus costes de gestión de documentos en las planificaciones que realizan para mejorar sus resultados.
Por el contrario, «las empresas que adoptan un enfoque de gestión de la documentación que manejan tienen ventajas como una reducción de los gastos relacionados con estos documentos, o un aumento de la productividad de los empleados, además de una reducción notable de residuos. Las ventajas pasan también por una mejora continua en los ciclos de vida de los documentos, y la cada vez más necesaria responsabilidad social de las empresas en los aspectos medioambientales».
Todo un proceso de cambio en el que más allá de la parte técnica IPS insiste en implicar a los empleados. «Cuando esto se logra significa que podemos realizar mejoras efectivas en el tratamiento de los documentos, y por tanto en la eficiencia empresarial».
Mediante servicios en la oficina y fuera de ella, los consultores y gestores de proyectos de IPS «aprenden a conocer las necesidades reales de las empresas. «Sin perder de vista el componente más crítico del éxito continuo: los empleados».
Otra de las ventajas de delegar en la consultora el cambio y la gestión documental es que «el cliente puede beneficiarse de un solo punto de contacto. Nuestro tamaño y posición permiten la expansión de la empresa adoptando soluciones tanto de ámbito local como internacional, desde los servicios de impresión distribuidos a los departamentos centrales de reprografía».
Ángel Abril insiste en que la mejora de la gestión de documentos empresariales y de la información «no sólo son cuestión de tecnología. Poner en valor estas herramientas en toda una organización requiere no sólo saber cómo acceder y distribuir la información, sino conocer los procesos que sustentan la manera en que se gestiona, y también la manera en la que los empleados crean y utilizan la información. En IPS nos centramos en tener en cuenta a las personas, los procesos y la tecnología dentro de una organización; y en optimizar cada uno de ellos».